نرم افزار حسابداری ووکامرس

تصور کنید فروشگاه اینترنتی شما روی ووکامرس فعال است و هر روز ده‌ها سفارش ثبت می‌شود. از بیرون همه‌چیز خوب به نظر می‌رسد؛ سبد خرید کار می‌کند، پیامک یا ایمیل تأیید برای مشتری می‌رود، صفحه پیگیری سفارش فعال است و محصولات شما در صفحات مختلف سایت نمایش داده می‌شوند. اما پشت پرده چه می‌گذرد؟

اولین مشکل از جایی شروع می‌شود که باید این سفارش‌ها در یک سیستم حسابداری واقعی ثبت شود. اگر نرم افزار حسابداری ووکامرس نداشته باشید، حسابدار شما مجبور است سفارش‌های آنلاین را به‌صورت دستی در یک نرم‌افزار دیگر ثبت کند؛ یعنی هر فاکتور، هر تخفیف، هر مالیات و هر هزینه ارسال، دو بار ثبت می‌شود: یک‌بار در سایت، یک‌بار در نرم افزار حسابداری. همین دوباره‌کاری هم وقت‌گیر است، هم پرخطا، و هم باعث می‌شود بین عددهای سایت و عددهای حسابداری تفاوت ایجاد شود.

چالش بعدی مربوط به انبار است. موجودی کالا در ووکامرس فقط یک عدد است؛ عددی که خودتان یا همکاران‌تان وارد کرده‌اید. اگر این عدد به‌طور منظم و سیستمی از انبار واقعی به‌روزرسانی نشود، خیلی زود با وضعیت‌هایی مثل «در سایت موجود است، در انبار نیست» یا برعکس روبه‌رو می‌شوید. این یعنی هم مشتری ناراضی می‌شود، هم اعتبار برندتان خدشه‌دار می‌گردد، هم شما نمی‌دانید چه زمانی باید برای خرید مجدد اقدام کنید.

مسئله مهم دیگر، ناتوانی در محاسبه دقیق سود و زیان است. ووکامرس فقط می‌داند که شما یک کالا را به چه قیمتی فروخته‌اید؛ اما نمی‌داند این کالا را با چه هزینه‌ای خریده‌اید، هزینه حمل، بسته‌بندی، مالیات، حقوق پرسنل و سایر هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم چه بوده است. وقتی این اطلاعات در یک نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی جمع نشود، عدد فروش شما هر چقدر هم بالا باشد، همچنان نمی‌توانید با اطمینان بگویید سود واقعی کسب‌وکارتان چقدر است.

از همه این‌ها مهم‌تر، موضوع مالیات و گزارش‌های رسمی است. دیر یا زود، هر فروشگاه اینترنتی جدی باید برای سازمان امور مالیاتی توضیح بدهد که چه مقدار فروش داشته، چقدر هزینه کرده و سود خالصش چه مقدار بوده است. در این مرحله، خروجی اکسل ووکامرس جواب‌گوی شما نخواهد بود؛ شما به اسناد حسابداری، دفاتر، ترازنامه و صورت‌های مالی استاندارد نیاز دارید؛ چیزی که فقط با یک برنامه حسابداری ووکامرس یا نرم افزار حسابداری متصل به ووکامرس قابل دستیابی است.