راهنمای جامع دفاتر قانونی در حسابداری

مقدمه

دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مالی و حسابداری برای کسب‌وکارها و سازمان‌ها هستند. این دفاتر به ثبت کلیه تراکنش‌های مالی کمک کرده و در نهایت مبنای محاسبات مالیاتی قرار می‌گیرند. در این مقاله، انواع دفاتر قانونی، نحوه تحریر، دلایل رد دفاتر و جدیدترین تغییرات سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی بررسی خواهند شد.

دفاتر قانونی چیست؟

دفاتر قانونی، دفاتری هستند که اشخاص حقیقی و حقوقی موظف‌اند برای ثبت فعالیت‌های مالی خود تهیه کنند. این دفاتر باید مطابق با قوانین مالیاتی تکمیل شده و در موعد مقرر به سازمان امور مالیاتی ارائه شوند.

انواع دفاتر قانونی

1. دفتر روزنامه: تمامی معاملات و رویدادهای مالی به ترتیب وقوع در آن ثبت می‌شوند.
2. دفتر کل: اطلاعات ثبت‌شده در دفتر روزنامه به حساب‌های مربوطه در این دفتر منتقل می‌شوند.
3. دفتر دارایی: شامل اطلاعات مربوط به دارایی‌های مؤدی در پایان سال مالی است.
4. دفتر کپیه: جهت ثبت مکاتبات و نامه‌های تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

نحوه تحریر دفاتر قانونی

مراحل ثبت دفاتر قانونی

• تمامی رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه و بدون خط‌خوردگی ثبت شوند.
• اسناد مربوط به هر رویداد مالی باید نگهداری شده و شماره‌گذاری شوند.
• دفتر کل باید حاوی اطلاعاتی باشد که در دفتر روزنامه ثبت شده است.
• هیچ صفحه‌ای نباید از دفاتر قانونی جدا یا مخدوش شود.

علل رد دفاتر قانونی

در صورت عدم رعایت قوانین مربوط به ثبت دفاتر، ممکن است دفاتر قانونی رد شوند و موجب جریمه‌های مالیاتی گردند. برخی از رایج‌ترین دلایل رد دفاتر شامل:

• عدم ثبت رویدادهای مالی به‌طور روزانه
• استفاده از دو دفتر برای یک سال مالی
• مخدوش کردن صفحات
• ثبت نشدن برخی از هزینه‌ها یا درآمدها
• تأخیر در ثبت رویدادهای مالی

سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی ۱۴۰۴

به‌منظور تسهیل فرآیندهای مالیاتی و افزایش شفافیت، سازمان امور مالیاتی کشور اقدام به راه‌اندازی سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی کرده است. این سامانه جایگزین دفاتر فیزیکی شده و امکان ثبت و ارسال دفاتر به‌صورت دیجیتال را فراهم می‌کند.

مراحل ثبت و ارسال دفاتر در سامانه

1. ورود به سامانه از طریق my.tax.gov.ir
2. دانلود قالب اکسل دفاتر قانونی شامل اطلاعاتی مانند:
   • • کد حساب کل
     • عنوان حساب کل
     • کد حساب معین
     • عنوان حساب معین
     • کد حساب تفصیلی
     • عنوان حساب تفصیلی
     • گردش بدهکار (ریال)
     • گردش بستانکار (ریال)
     • تاریخ گردش حساب

       

3.  دستورالعمل تکمیل فایل اکسل

   برای تکمیل فایل اکسل، کاربران باید موارد زیر را رعایت کنند:

   • اطلاعات فقط در یک شیت اکسل قرار گیرد.
   • عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
   • ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل مقادیر عددی باشند.
   • در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
   • فایل‌های دارای بیش از 1000 رکورد باید به فرمت CSV بارگذاری شوند.
   • فرمت تاریخ گردش: YYYY/MM/DD (مثال: 1403/12/20)
   • تاریخ گردش هر سطر باید در محدوده بازه زمانی گردش حساب‌ها قرار داشته باشد

     

4. فرآیند بارگذاری فایل

   انجام تنظیمات

   قبل از بارگذاری فایل، کاربر باید موارد زیر را مشخص کند:

   • نوع فایل: اکسل یا CSV
   • فرمت جداکننده (Delimiter) (در صورت انتخاب فرمت CSV)
   • تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
   • کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)

5. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل

   در این مرحله، کاربر فایل خود را بارگذاری می‌کند. برای بارگذاری موفق، نکات زیر را در نظر داشته باشید:

   • تنها فایل‌های با فرمت اکسل یا CSV پذیرفته می‌شوند.
   • ترتیب و عنوان ستون‌ها مطابق با فایل قالب اکسل رعایت شود.
   • در صورتی که نوع فایل انتخابی با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت نداشته باشد، سامانه از بارگذاری آن جلوگیری می‌کند.
   • پس از بارگذاری، 10 سطر اول فایل به‌عنوان پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود 

      

6. مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده

   در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:

   • کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
   • تاریخ پایان سال مالی
   • بازه زمانی گردش حساب‌ها
   • تاریخ بارگذاری فایل
   • وضعیت فایل بارگذاری‌شده: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
   • آیکون هشدار (!) (برای نمایش خطاهای مربوط به بارگذاری)
   • آیکون دانلود (برای دانلود فایل بارگذاری‌شده توسط کاربر)

جهت دریافت فایل راهنمای کامل تحریر دفاتر قانونی الکترونیک از طریق  زیر اقدام نمایید